Беседуем с Ольгой Михайловой, управляющим имущественного комплекса « Химград » в Казани.

Ольга Михайлова, управляющая имущественным комплексом «Химград»:   «У программы широкие возможности…»

Известно, что работа современного производства невозможна без огромного количества различной документации. На каждом предприятии, в каждой фирме хранятся кипы документов, которые нельзя утилизировать даже при сохранении их электронных версий, которые необходимо хранить очень долгое время. И, конечно, эта данность очень неудобна для самих предприятий. Бумажные документы занимают место, могут просто потеряться, что может повлечь за собой неприятные для руководителей и работников предприятия последствия. Выходом из этой ситуации на сегодняшний день является программа электронного документооборота Диадок. О ее преимуществах мы беседуем с Ольгой Михайловой, управляющим имущественного комплекса «Химград».

химград
Ольга Михайловна

— Какая организация является разработчиком программы электронного документооборота Диадок?

— Диадок является разработкой лидера отечественного ИТ-рынка в области защищенного электронного документооборота – компании ЗАО «ПФ «СКБ Контур». Российская компания СКБ Контур –разработчик программного обеспечения для бизнеса и бухгалтерии. Входит в топ-50 крупнейших ИТ-компаний по итогам 2012 и 2013 годов.

— С какого времени, и в каких организациях функционирует эта программа?

— Первый легитимный электронный счет-фактура в России выставлен 23 мая 2012 года через систему Диадок. В Диадоке зарегистрировано более 400 000 организаций, уже сейчас готовых обмениваться электронными документами.

— Как программа может «облегчить» работу с документами?

— При заключении любой сделки, необходимо отправить своим клиентам и поставщикам документы на бумажном носителе (акты, договоры, счета-фактуры и прочее), при этом, каждый документ необходимо распечатать, подписать, поставить печать, отправить и ждать возврата подписанного контрагентом документа.

С системой Диадок все намного проще. Документ просто подписывается электронной цифровой подписью и отправляется клиенту или поставщику внутри системы, и уже через мгновение он получает его. Контрагенту остается только подписать документ своей электронной подписью, что является подтверждением его согласования. В итоге, обе стороны, получают обладающий юридической силой документ, всего за несколько секунд.

— Каковы возможности программы?  

— У программы широкие возможности – мгновенная передача счетов-фактур, накладных, закрывающих документов и др. Документы доставляются за считанные секунды, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу (то есть полностью заменяют бумажный документ). Переход на электронные документы позволяет значительно минимизировать налоговые риски, увеличить скорость возмещения НДС и повысить эффективность работы бухгалтерии.

Важным является и то, что Диадок исключает хранение информации на бумажных носителях. Электронные документы в Диадоке являются юридически значимыми оригиналами, которые можно предоставлять по требованию в ФНС и в суд.

Удобно, что программа интегрирована со всеми бухгалтерскими системами, что значительно облегчает работу и увеличивает ее оперативность. Диадок обеспечивает доступ к документам с любого рабочего места 24 часа в сутки.

Помимо экономии времени, вы существенно экономите денежные ресурсы. Учитывая, что затраты на курьера и почту обходятся нам в среднем 5 тыс. руб. в месяц, – программа существенно экономит наши средства. В условиях сложной экономической ситуации – это особо актуально.

— Какая вероятность сохранности документов при работе с программой? Ведь, к сожалению, любая программа может дать сбой.

— Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Для обеспечения сохранности данных применяется трехкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Срок хранения электронных документов на серверах Диадока не ограничен. Кроме того, система позволяет выгружать электронные документы в виде файлов в папки на диск. Таким образом, Диадок обеспечивает надежность, безопасность и конфиденциальность хранения документов, исключает утечку и потерю информации.

— Есть ли аналоги такой программы в России? Каковы отзывы пользователей о ее работе на конец 2014 года?

— Мы изучали опыт работы других операторов и поставщиков аналоговых систем в России и пришли к выводу, что для нас самая удобная, безопасная и надежная – это Диадок. Программа, которая отвечает всем нашим требованиям.

Что касается отзывов, то наши резиденты и партнеры, которые также используют Диадок, высоко оценивают эффективность и удобство работы с данной программой.

— Насколько программа доступна для широкого круга предпринимателей Татарстана?

— Настолько, что для подключения к системе электронного документооборота Диадок достаточно двух условий:

  1. Иметь компьютер с доступом к интернету.
  2. Иметь ключ электронной подписи.

— Есть ли какие-то преференции в пользовании программой для резидентов технополисов?

— Конечно, они есть. Технополис «Химград» приобрел систему Диадок, в первую очередь, для удобства работы с резидентами и взял все затраты на покупку программного обеспечения на себя. Резиденту остается только приобрести электронную подпись, стоимость которой составляет 900 руб. в год, и бесплатно зарегистрироваться в Диадоке. Таким образом, эта программа позволяет резидентам бесплатно получать от нас важные юридические документы, экономя свое время и ресурсы.

— Сколько предприятий уже пользуются программой Диадок?

— На данный момент системой электронного документооборота Диадок пользуются несколько десятков резидентов Технополиса «Химград» и постоянно подключаются новые. Мы рассчитываем на то, что в дальнейшем большинство наших резидентов перейдет на данный формат ведения документооборота. Это существенно упростит работу бухгалтерии, коммерческой службы, абонентского отдела и повысит их эффективность.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *